Als werkgever bent u verplicht om gegevens van werknemers bij te houden in een personeelsdossier. Wat is de bewaartermijn personeelsdossier, en welke persoonsgegevens moet u allemaal bewaren? CBBS heeft dit voor u uitgezocht.
Bewaartermijn personeelsdossier: hoe lang gegevens bewaren?
Vanwege de bewaartermijn personeelsdossier moet de administratie van een bedrijf 7 jaar worden bewaard. De wettelijke bewaarplicht geldt ook voor sommige data uit het personeelsdossier, zoals een loonbelastingverklaring of een kopie van een identiteitsbewijs. Voor persoonsgegevens kan de maximale bewaartermijn na beëindiging van het dienstverband variëren van 2 tot 7 jaar.
2 jaar bewaartermijn gegevens ex-werknemers
De persoonlijke gegevens van werknemers die uit dienst zijn getreden mogen maximaal 2 jaar bewaard. Het betreft hier documenten als arbeidsovereenkomsten en revisies daarop, vervroegd pensioen en verslagleggen van de WvP-rapporten. Tevens verslagen van functioneringsgesprekken, benoemingen, correspondentie over promoties en ontslag mogen tot maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard. Samengevat gaat het dus om de volgende data waarvoor een maximale bewaartermijn van twee voor geldt:
- Arbeidsovereenkomst en wijzigingen daarop.
- Verslagen van beoordelingsgesprekken.
- Afspraken inzake demotie of promotie.
- Kopie getuigschrift.
- Gegevens over ziekteverzuim.
- Re-integratiedossier na einde dienstverband: indien het re-integratie dossier blijvende afspraken bevat is het noodzakelijk om de data langer te bewaren. Wanneer de werkgever eigenrisicodrager is, dan geldt een bewaartermijn van 5 jaar.
5 jaar bewaren loonbelasting en ID’s
Loonbelastingverklaringen, formulieren met gegevens van loonheffingen en kopieën van identiteitsbewijzen in personeelsdossiers mogen tot 5 jaar na beëindiging van het dienstverband worden bewaard.
7 jaar bewaartermijn personeelsdossier
Verder moeten bepaalde fundamentele gegevens, zoals de loonadministratie, ten minste 7 jaar worden bewaard. Als de salarisadministratie wordt uitbesteed, geldt de bewaartermijn niet alleen voor het eigen bedrijf, maar ook voor externe bedrijven. Bijvoorbeeld wanneer de salarisadministratie uitbesteedt is aan CBBS. Denk hierbij aan de volgende documentatie:
- Loonadministratie.
- De eerste datum van indiensttreding.
- Salarisafspraken.
- De stamkaart met de persoonsgegevens van de ex-werknemer.
Staat er informatie in het personeelsdossier die niet meer relevant is, zoals een verouderde adreswijziging? Dan kunt u de informatie verwijderen om het personeelsdossier op te schonen.
Niet naleven van wettelijke bewaartermijn personeelsdossier
De bewaarplicht en wettelijke bewaartermijn personeelsdossier zijn vastgelegd in onder meer de Wet Rijksbelastingen, Uitvoeringsregeling loonbelasting en de privacywetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Voldoet uw bedrijf niet aan de bewaarplicht, dan riskeert u een forse boete of zelfs gevangenisstraf. Het is een misdrijf om de bewaarplicht en bewaartermijn personeelsdossier niet na te leven. Persoonsgegevens moeten worden gewist zodra de wettelijke bewaartermijn personeelsdossier is verstreken of de gegevens niet meer nodig zijn.
Bewaartermijn sollicitatiegegevens
De bewaartermijn sollicitatiegegevens is ook belangrijk om je daar als bedrijf van bewust te zijn. In de AVG staat geen concrete wettelijke bewaartermijn sollicitatiegegevens, maar er wordt wel een bewaarbeperking opgelegd. Gedurende het wervings- en selectieproces heeft u als bedrijf namelijk toegang tot de gegevens van sollicitanten. Er is géén gerechtvaardigde reden om de persoonsgegevens te bewaren van sollicitanten die niet worden aangenomen. Daarom moeten deze persoonsgegevens direct worden vernietigd.
Heeft u de sollicitant specifiek toestemming gevraagd om zijn of haar persoonsgegevens langer te bewaren? Bijvoorbeeld omdat er binnenkort een nieuwe functie beschikbaar komt en u de sollicitant opnieuw wilt benaderen? Dan kunnen de gegevens worden bewaard zolang u duidelijk aangeeft hoe lang ze worden bewaard.
Kortom, bij het bijhouden, verwerken en bewaren van persoonsgegevens van sollicitanten dien je als bedrijf op drie punten te letten. Ten eerste welke gegevens worden verwerkt, ten tweede hoe lang is de bewaartermijn sollicitatiegegevens en als laatste hoe informeer je de sollicitant.
Veilig bewaren gegevens personeelsdossier
Als werkgever bent u verplicht de gegevens persoonsdossier veilig te bewaren. De beveiliging en toegankelijkheid van personeelsgegevens kan zorgen baren, zeker nu thuiswerken steeds meer voorkomt. Papieren documenten met persoonlijke gegevens van werknemers of sollicitanten die op een bureau liggen zijn eenvoudig toegankelijk. Ordners die in kast zijn gearchiveerd zijn niet brandveilig. Bovendien is het onhandig om met ordners of personeelsdossiers te slepen als u thuis werkt.
Het digitaal en centraal opslaan van persoonsgegevens in een beveiligde omgeving is daarvoor een goede oplossing. Een beveiligde Cloud omgeving met een tweestapverificatie is veilig, ook tegen cybercriminaliteit. Bovendien hebben alleen de geautoriseerde personen toegang tot deze omgeving, zoals HR-werknemers, personeelsfunctionarissen en managers.
Wilt u meer weten over onze HR management software met digitaal documentbeheer en salarisadministratie oplossingen? Of over de bewaartermijn personeelsdossier hoe u dit het beste kunt doen? Neem dan vrijblijvend contact op met CBBS.