Zoals jullie in de introductie al hebben kunnen lezen heb ik onlangs het genoegen mogen ervaren van een fiets van de zaak. De laatste keer dat we hierover geschreven hebben was ongeveer twee jaar geleden (17 maart 2023) en eigenlijk is er niet eens zo heel veel veranderd. Waarom dan toch een update? Dat heeft te maken met de onbekendheid van de regeling en mogelijkheden, maar ook wel met de vragen die hierover ontstaan zijn bij onder andere onze interne collega’s. Waarom heeft CBBS nog geen fietsregeling? Goede vraag vond ik, dus werd het tijd om me hierin te gaan verdiepen.
Om te beginnen heb ik de fiscale regels even op een rijtje gezet voor mezelf. Hier komen ze:
- Je mag als werkgever een fiets aan de werknemer ter beschikking stellen om naar kantoor heen en weer te fietsen (of andere zakelijke dienstreizen mee te vervullen)
- Als de werknemer de fiets ook privé gebruikt, moet er 7% bijtelling berekend worden op de loonstrook over de cataloguswaarde van de fiets
That’s it? Nou ja, in beginsel wel
Maar hoe ga je dan als werkgever voorkomen dat als je een werknemer een fiets geeft en de werknemer wil er morgen geen gebruik meer van maken je uiteindelijk met een kelder vol fietsen komt te zitten?
Hier kun je uiteraard verschillende oplossingen voor bedenken. Allereerst spreek je natuurlijk af dat de werknemer bijvoorbeeld 1 keer per 3 jaar gebruik kan maken van een dergelijke regeling. Daarnaast zijn er verschillende manieren om de fiets ter beschikking te stellen, naast de mogelijkheid om de fiets te verstrekken.
Wat is daar het verschil nou weer tussen?
Als je een fiets verstrekt, dan geef je een fiets aan de werknemer en dan wordt de werknemer hier op dat moment eigenaar van. In beginsel valt dit buiten de fietsregeling zoals hierboven beschreven. De waarde van de fiets valt dan in de werkkostenregeling (WKR) of je zou de nettowaarde moeten bruteren (dure grap). Omdat de werknemer eigenaar wordt van de fiets is er geen bijtelling meer van toepassing. Deze methode kan werken als de werkgever heel veel vrije ruimte in de WKR over heeft, maar voor de meeste werkgevers gaat dit niet op.
Dan kom je op de “normale” methode uit waarbij de werkgever op een manier een fiets ter beschikking stelt. Dit kan op meerdere manieren:
- Werkgever koopt zelf rechtstreeks bij de fietsenwinkel een fiets en stelt deze ter beschikking
- Werknemer koopt zelf een fiets, dient het bonnetje in en de werkgever vergoed dit netto aan de werknemer als zijnde declaratie. Hiermee verschuift het eigendom van werknemer naar werkgever (niet te verwarren met een fiets via de WKR vertrekken aan de werknemer)
- Werkgever least de fietsen voor een vast bedrag per maand en houdt dit bedrag bruto in bij de werknemer, of verrekent dit met bijvoorbeeld vakantiegeld, bonus, vakantiedagen, overuren etc. net wat er allemaal voorhanden is bij de betreffende werknemer.
Die eerste twee punten waren voor mij nog wel te doen, maar die 3e mogelijkheid had ik 2 jaar geleden nog uitgerekend en was financieel totaal niet interessant. Gelukkig hebben wij in ons klantenbestand een hele goede fietsenmaker in Delft waar we al heel lang de verloningen voor doen, dus werd het tijd om daar eens een bezoekje te brengen. De eigenaar kon mij uitleggen dat er tegenwoordig een heel goede mogelijkheid is om de fietsen te leasen en je kunt op de website alle kosten uitrekenen, inclusief bijtelling en wat de werknemer dus uiteindelijk netto kwijt is voor de betreffende fiets inclusief opties, accessoires, allrisk verzekering, afschrijving en onderhoud. Dat was dus een goede mogelijkheid, want met de werknemer spreek je af dat het leasecontract van de fiets bij evt. vroegtijdig vertrek overgenomen moet worden door de werknemer zelf of de nieuwe werkgever.
Zo gezegd, zo gedaan. Maar wat moet je dan nog meer regelen?
Ik heb CBBS als werkgever geregistreerd op het platform, mijn collega Julia ook bevoegd gemaakt voor het afhandelen van aanvragen en dan kunnen de collega’s een fiets aan gaan vragen. Daarnaast moesten er wat contractjes opgesteld worden die de werknemer ondertekent, om te zorgen dat we de leaseprijs mogen verrekenen met het loon, maar ook de bijtelling toe mogen passen op de loonstrook. Dat moet natuurlijk wel netjes geregeld worden, maar gelukkig hebben we daar CBBS advies voor in huis. Tot slot hebben we alle info voor de werknemers op ons interne HR dashboard geplaatst, zodat ze daar de info over de fietsenregeling, de voorwaarden en linkjes naar de benodigde website kunnen vinden en dan kan het feest gaan beginnen. Het voordeel van deze regeling is dat je niet van één fietsenmaker afhankelijk bent en dat is wel zo praktisch in onze situatie, waarin wij collega’s hebben wonen in de omgeving van Rijswijk, Berlicum Zeist en Winschoten, zodat ze gewoon bij hun lokale dealer terecht kunnen voor de fiets zelf en al het onderhoud.
Zijn er dan nog addertjes onder het gras?
Tja, een beetje. Strikt genomen zou je kunnen stellen dat de werknemer de fiets alleen zakelijk gebruikt en daarom geen bijtelling verschuldigd is. Je moet wel zorgen dat je niet langs ANPR camera’s komt of naar de IKEA gaat op zaterdag, omdat je geloofwaardigheid over het zakelijke gebruik dan niet op gaat. Gekheid natuurlijk, maar het is niet zo aannemelijk dat de fiets niet privé gebruikt wordt, dus ik zou het risico als werkgever niet nemen om het niet toe te passen.
Een ander addertje is wellicht de reiskostenvergoeding die de werknemer tot nu toe ontvangt. De fiets is namelijk zogenoemd “vervoer vanuit de werkgever” en dat gaat niet samen met een kilometervergoeding. Wat nog wel kan natuurlijk is dat de werknemer de fiets gebruikt om naar het station te fietsen, dus in die situatie kan de OV vergoeding wel in stand blijven. Ook kan het zo zijn dat de werknemer in de zomer vaker op de fiets gaat en in de winter helemaal niet. Dan zou je een soort gemiddelde kunnen berekenen en de reiskostenvergoeding daarmee kunnen verlagen. Overigens kun je het bedrag van de reiskostenvergoeding weer inzetten om de leaseprijs voor de werknemer te verlagen.
Wie laat je wel of niet deelnemen is ook nog wel een aandachtspuntje. Bij CBBS hebben we ervoor gekozen om alleen collega’s met een onbepaalde tijd contract deel te laten nemen. Dit is uiteraard een vrije keuze van de werkgever.
Alles bij elkaar krijgen we dit
Het aanbieden van een fietsenplan is relatief weinig werk, leuke aanvulling voor de secundaire arbeidsvoorwaarden, het bevordert de gezondheid van de werknemers, zorgt voor minder files, kost de werkgever in beginsel geen geld, levert de werknemer een fiscaal voordeel op, kortom waarom zou je het niet aanbieden?
Mocht je interesse hebben in hoe CBBS dit heeft aangepakt? Stuur dan een mailtje naar advies@cbbs.nl en we helpen je graag verder met het opzetten van een fietsenregeling in je eigen organisatie.