Vergoeding thuiswerken, dit moet je weten
Sinds 1 januari 2022 heeft de reiskostenvergoeding plaats gemaakt voor de vergoeding thuiswerken. Het vele verplichte thuiswerken dankzij de Corona-periode heeft ertoe geleid dat veel bedrijven nieuwe afspraken maakten met hun werknemers. Dit betreft afspraken over de vergoeding, werktijden, bereikbaarheid. Inmiddels is het nieuwe werken ook verankerd in belastingregels.
Wat houdt de vergoeding thuiswerken in? Is het verplicht en hoe hoog is de thuiswerken vergoeding? En hoe staat het met de reiskostenvergoeding anno 2022?
Onbelaste thuiswerkvergoeding
Werknemers die thuiswerken maken extra kosten. Denk hierbij aan water, elektriciteit, stookkosten, toiletpapier, koffie en thee. met een thuiswerkvergoeding kan deze extra uitgaven van het thuiswerk personeel deels compenseren.
Vanaf begin dit jaar (2022) mogen werkgevers aan hun personeel een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van 2 euro per dag. Over dit bedrag hoeft geen loonheffing betaald te worden. Daarnaast bestaat er ook een onbelaste vergoeding voor het inrichten van een thuiswerkplek.
Is vergoeding voor thuiswerken verplicht?
Een vergoeding voor thuiswerken is niet wettelijk verplicht. Wel kunnen er regels in de voor jou geldende CAO branche staan over een vergoeding voor thuiswerken. Indien er geen CAO van kracht is, mag je als werkgever zelf afspraken maken met het personeel over het nieuwe werken en een eventuele vergoeding voor thuiswerken.
Wat is een redelijke vergoeding voor thuiswerken?
Met de stijgende gas- en elektriciteitsprijzen en hogere kosten voor de boodschappen is de onbelaste 2 euro vergoeding thuiswerken voor de meeste hybride werkers niet voldoende. Waar komt dit bedrag van 2 euro dan eigenlijk vandaan?
Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (NIBUD) berekende dat het thuiswerken van een werknemer gemiddeld 2 euro per dag kost. Dit bedrag is gebaseerd op uitgaven aan extra verbruik van elektriciteit, goede of snellere internetaansluiting, water en gas. Maar ook koffie, thee, toiletpapier, water en het bureau + bureaustoel afschrijving is bij deze berekening inbegrepen.
Extra vergoeding thuiswerken onderbrengen in WKR
Tal van werkgevers geven een hogere vergoeding thuiswerken dan de belastingvrije 2 euro. Deze extra vergoeding kan de werkgever weer onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR), zodat het alsnog onbelast blijft. De vrije ruimte voor dit jaar is verhoogd naar 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro en 1,2% over het meerdere van de loonsom. Ga je als werkgever over de vrije ruimte heen, dan betaal je 80% eindheffing.
Thuiswerkvergoeding voor aantrekken nieuwe personeel
Ondanks dat een vergoeding voor thuiswerken dus niet verplicht is, kan je hiermee als bedrijf wel laten zien dat je een goede werkgever bent. Vanwege het toenemende personeelstekort in veel branches, moet je als bedrijf je onderscheiden. Een vergoeding thuiswerken kan er al eentje van zijn.
Een redelijke vergoeding voor thuiswerken ligt tussen de 3 en 5 euro per dag. Waarbij de onbelaste reiskostenvergoeding ook nog altijd van kracht is. Let op, beide vergoeding op 1 dag geven kan niet.
Thuiswerk onkostenvergoeding op een rij
Samengevat zijn de regels omtrent de thuiswerk onkostenvergoeding als volgt:
- De onbelaste vergoeding thuiswerken Rijksoverheid bedraagt maximaal € 2,- per dag of deel daarvan.
- Voor de thuiswerk onkostenvergoeding hoeft de werkgever geen loonheffing te betalen.
- Naast deze thuiswerkvergoeding is de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer ook van kracht, welke maximaal € 0,19 per kilometer bedraagt. Deze vergoeding stijgt in 2023 naar € 0,21 en in 2024 naar € 0,22 per kilometer.
- Per dag kan de werkgever ofwel de kosten voor het hybride werken vergoeden, ofwel de reiskosten onbelast vergoeden. Beide kosten vergoeden op één dag mag dus niet. Wel is het mogelijk om bijvoorbeeld 2x per week het thuiswerken en 3x per week de reiskosten te vergoeden.
Sommige werknemers werken een deel van de dag thuis en het andere deel op kantoor bij de werkgever. Als werkgever bepaal je dan of je voor die werkdag e onbelaste reiskostenvergoeding geef of de onbelaste vergoeding thuiswerken. Je kan er tevens voor kiezen om dit aan de werknemer zelf over te laten. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld ver van het bedrijf woont, dan zal er eerder worden gekozen voor een vergoeding van de reiskosten. Dit kan dus per personeelslid verschillen.
Hoe zit het met de thuiswerkplek vergoeding
Naast de doorlopende vergoeding thuiswerken kan je de werknemer ook een thuiswerkplek vergoeding geven. Dit betreft een onkostenvergoeding voor het inrichten van een (ergonomische) werkplek. Veel van deze kosten zijn voor de werkgever ook onbelast.
De kosten voor bijvoorbeeld een bureau, bureaustoel, laptop en smartphone vallen binnen de gerichte vrijstelling van de WKR (werkkostenregeling). Echter net als bij de thuiswerken vergoeding, ben je als werkgever niet verplicht een thuiswerkplek vergoeding te geven. In een CAO kunnen hier wel regels over bestaan.
Let wel op, als werkgever moet je volgens de Arbowet iedere arbeidsplek betrekken in je arbobeleid, dus ook een thuiswerkplek. Het is dan ook niet meer dan logisch dat een werkgever zorgt voor een gezonde thuiswerkplek. Dit voorkomt bovendien rug- en nekklachten, waardoor het ziekteverzuim ook laag blijft.
Gezonde en tevreden werknemers
Gezonde en tevreden medewerkers, dat is waar alles omdraait voor een gezond bedrijf. Wees daarom een werkgever die zorgt voor zijn kostbaarste bezit; het personeel. werkgever.
Geef een thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding per dag en zorg voor een goed ingerichte thuiswerkplek. Dan hoeven werknemers geen moeilijke keuze te maken voor thuiswerken met duur gas of naar kantoor met hoge benzineprijs.
Mocht je meer willen weten over de thuiswerk-, reiskostenvergoeding en de administratie daarvan? CBBS heeft hier handige oplossingen voor, zoals goede HR software. Neem gerust een keer contact op met CBBS.